「これ、どうやるんだっけ？」をなくす――経験を資産に変える「保管・再生モード」

一度やったことのある仕事なのに、また資料を探すところから始めている。前回と似た案件なのに、思ったより時間がかかってしまう――。多くの職場で起きているこの現象の正体は、「車輪の再発明」です。

本コラムでは、一度やった仕事の経験を丸ごと“資産”に変え、次は「再生」するだけで終わらせる「保管・再生モード」という仕事術をご紹介します。

一度やった仕事が、なぜ速くならないのか

私たちの仕事の多くは、まったく新しい仕事ではなく、「前と似た仕事で、一部だけが違う」ものの繰り返しです。ところが、前にやった仕事のやり方を記憶だけに頼っていると、時間の経過とともに確実に消えていきます。

「あー、これ、どうやるんだっけ？」

一度やった仕事なのに、思ったように終わらない。抜け漏れが発生したり、品質が落ちたりする。

つまり、前回の経験を100％フル活用できていない状態です。しかも脳の記憶は簡単に歪められたり、美化されたりするもので、「最後は何とかなったよね」という印象だけが残りがちです。

「車輪の再発明」問題

英語の慣用句に「車輪の再発明」という言葉があります。わかりきったことのためにムダな努力をする、しなくてもよいことをする、という意味です。

• もう一度調べ直したり、同じところでつまずいたりする
• 前回の資料を探すところから始まる
• 「去年はどうやったかな…」と記憶をたどる

これらはすべて「車輪の再発明」です。せっかく自分で一度経験したのに、その経験を活かせていないのです。

経験を丸ごと保管し、次回は「再生」するだけ

そこで身につけたいのが「保管・再生モード」です。

私は、仕事を速く進める頭の使い方として、「計画モード（終わる計画を作る）」「実行モード（迷わず手を動かす）」「中断モード（保存する）」という3つのモードの切り替えを提唱しています（詳しくは拙著『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？』〈ダイヤモンド社〉で解説しています）。

保管・再生モードは、この3つを土台にした応用編にあたります。

計画・実行・中断のモードを使って仕事を終えると、手元には多くのものが残っています。

• 計画モードで準備した、アクション動詞（手が動く動詞）で書かれたタスクリスト
• 実行と中断を繰り返す中でアップデートされた、実際のタスクとその順番
• 気をつけるべきポイントのメモ、参考にした資料、アウトプット

この「あとはやるだけ状態」で残った一式を丸ごと「保管」しておき、次に似た仕事が来たら「再生」するだけで終わらせる。それが保管・再生モードです。一度そのやり方でゴールまでたどり着いた実績があるので、再生すれば終わることは実証済み。だから圧倒的に速いのです。

料理のレシピで考える

計画モードで作ったタスクリストは、初めて作る料理のレシピのようなものです。まずは書かれた通りに作ってみる段階です。実際に一度作ってみると、「分量を自分好みに変えた」「家にない調味料はこれで代用した」といったメモが残った「改良版レシピ」ができあがります。改良版レシピがあれば、次回は同じ味を確実に再現できますし、アレンジ版も作りやすくなります。

仕事も同じです。一度終えた仕事のタスクリストは、当初の計画よりはるかに完成度の高い「改良版レシピ」になっているのです。

テンプレートは、スピードと品質を同時に高める

保管の具体的なやり方は、「あとはやるだけ状態」の仕事をそのまま、自分用の“最速マニュアル”＝テンプレートとして残すことです。テンプレートの有無で、仕事は次のように変わります。

テンプレートがない場合：

• 前回の資料を探すところから始まり、過去のメールや記憶をたどる
• それでも抜け漏れや手戻りが発生する
• 細かい確認や資料探しのストレスが重なり、同じ仕事なのにミスが起きやすい

テンプレートがある場合：

• やり方、前回のアウトプット、コツや注意点まで残っているので、自信を持って進められる
• 計画は「前回と違う部分の修正」だけで済むので、劇的に速く終わる
• 終わることが実証されているので、ストレスや不安から解放される

そして重要なのは、速くなるだけではないことです。余裕が生まれるので、その時間と頭の力を「質を高める」ことに使えるようになります。「マニュアル」という言葉を嫌がる方は少なくないのですが、テンプレートとは、経験を資産に変える仕組みなのです。

「強くてニューゲーム」状態で働く

最近のゲームには、クリアした後、クリア時点のステータスやアイテムを引き継いで最初からプレイできる「強くてニューゲーム」という仕組みがあるそうです。保管・再生モードは、仕事の世界でこの「強くてニューゲーム」を実現する技術です。

仕事ができる人は、手を動かす作業が速いのではなく、完成までの道筋を描く「準備」が速いのです。保管されたテンプレートが増えれば増えるほど、新しい仕事が来ても「これはあの仕事の応用だな」と準備が一瞬で終わるようになり、仕事のスピードは指数関数的に上がっていきます。手戻りも、切り替えのロスも、「前に考えたことを思い出す」時間も一切なし。いつでも「最高に頭のいい自分」の状態で働けるようになります。

まとめ――仕事が終わったら「保管」する

• 「車輪の再発明」をやめ、一度やった経験を100％活かす
• 仕事を終えたら、「あとはやるだけ状態」の一式を丸ごと保管する
• 次は「再生」するだけ。計画が瞬時に終わり、質を高めることに時間を使える

まずは、繰り返しの多い仕事をひとつ選んで、終わったときにタスクリストとメモを捨てずに「次回用テンプレート」として残すところから始めてみてください。

なお、この保管・再生モードは、チームで共有するとさらに大きな効果を発揮します。ベテランと若手のギャップを埋める方法、属人化を解消する仕組みについては、別のコラムでご紹介します。

Prodottoでは、こうした仕事の進め方を体系的に身につける管理職向け・チーム向けの研修を提供しています。

まずは「チームの仕事力セルフチェックシート」でご自身のチーム力を診断してみてはいかがでしょうか。

なぜ、あなたのチームの仕事はうまく回らないのか？

解決策は、個人の頑張りではなく、2つの技術をチームの「共通言語」にすること

Prodotto プロドット｜ベンチャー・中小企業に伴走する経営アドバイザー